Checkliste

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten typische Probleme kennen, um besser erfassen zu können, ob jemand Hilfe benötigt.

Weisen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf geeignete Leitfäden hin oder machen Sie es zur Pflicht, diese zu lesen. Wenn möglich, organisieren Sie kurze Workshops, in denen es darum geht, die individuellen Bedürfnisse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu verstehen.

Geben Sie den Referentinnen und Referenten entsprechende Leitfäden an die Hand oder verweisen Sie auf Ressourcen für die Erstellung von inklusiven Vorträgen.

Nutzen Sie die Leinwände für zusätzliche Informationen wie die Agenda, Abstimmungsthemen beziehungsweise -ergebnisse oder Publikumsfragen und - antworten. Die Schriftmittlung und die Live-Aufnahmen der Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetscher können ebenfalls auf einer zusätzlichen Leinwand gezeigt werden. Achten Sie hierbei darauf, dass die Leinwand nicht zu weit von der Haupt-Leinwand entfernt ist, damit Menschen, die zwischen den Leinwänden wechseln, nicht überfordert sind.

Planen Sie in dem Vortragsraum beispielsweise genug Plätze für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer ein und kennzeichnen Sie die Bereiche, in denen die induktive Höranlage aktiv ist, sofern dies nicht in dem gesamten Raum möglich ist.

Beachten Sie, dass die Rampe eine maximale Steigung von 6 % hat, damit sie auch für Selbstfahrer geeignet ist.

Das Pult sollte mindestens zwischen 75 und 125 cm verstellbar sein.

Stellen Sie sicher, dass die Rednerinnen und Redner, die Schrift- und Gebärdensprach-Dolmetscherinnen und -Dolmetscher und die Leinwände von allen Plätzen aus gut sichtbar sind.

Platzieren Sie die Dolmetscherinnen und Dolmetscher so, dass sie im gesamten Saal gut sichtbar sind. Dies gilt auch für die Projektion der Schriftmittlung der Schriftdolmetscherinnen oder Schriftdolmetscher.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Möglichkeit haben, ihre elektronischen Geräte und Hilfsmittel zu nutzen, indem Sie im ganzen Raum Steckdosen zur Verfügung stellen.

Dazu gehören zum Beispiel: eine gute Lautsprecheranlage, ausreichend Mikrofone, eine induktive Höranlage, ein oder mehrere Beamer, eine Leinwand beziehungsweise mehrere Leinwände, Bühnen, Podeste, Aufsteller oder der Zugang zum Internet (WLAN-Router).

Stellen Sie Alternativen bereit. Das heißt: Für ein Bild gibt es einen Alternativtext. Für eine Audio-Datei gibt es eine Transkription. Für ein Video gibt es Untertitel und eine Audiodeskription sowie im besten Fall ein erklärendes Gebärdensprachvideo. Alle Informationen sollten (zusätzlich) in Leichter Sprache formuliert sein.

Stellen Sie digitale Alternativen für Ausdrucke bereit. Bereiten Sie Materialien in Leichter Sprache vor und bieten Sie Dokumente in Brailleschrift an.

Dieses Prinzip besagt, dass wenn eine Information über zwei Sinne übertragen wird, die Wahrscheinlichkeit, dass sie beim Rezipienten ankommt, deutlich höher ist, als wenn sie nur über einen Kanal übertragen wird.

Schaffen Sie einen Ausgleich zwischen Vorträgen und beispielsweise auflockernden Rahmenprogrammpunkten.

Abhängig von dem Programm sind Pausen nach 30 bis maximal 90 Minuten zu empfehlen.

Wichtige Programmpunkte wie Abstimmungen sollten direkt nach einer Pause stattfinden.

Achten Sie auch hier darauf, dass das Mehr-Sinne-Prinzip eingehalten wird. Ist es nicht möglich, die einzelnen Rahmenprogrammpunkte so zu gestalten, dass mehrere Sinne gleichzeitig angesprochen werden, bedenken Sie, dass im Laufe der Veranstaltung für jeden etwas Ansprechendes dabei sein sollte.

Legen Sie der Einladung an die Referentinnen und Referenten eine Erklärung bei, dass sie sich freiwillig an Grundlagen halten, um ihren Vortrag barrierefrei zu gestalten. Fügen Sie beispielsweise eine Auflistung für diese Grundlagen an oder verweisen Sie auf entsprechende Ressourcen.

Schreiben Sie direkt in der Einladung, welche Unterstützungen und Einrichtungen vorhanden sind. Hierzu gehören zum Beispiel behindertengerechte Toiletten, induktive Höranlagen, Schrift- oder Gebärdensprachdolmetscherinnen und - dolmetscher. Wählen Sie eine positive Sprache, die den Bedarf nicht als Problem darstellt.

Geben Sie den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen Ablaufplan des Inhalts und der Zeit der Veranstaltung. Achten Sie darauf, dass diese erste Übersicht nicht zu detailliert gerät, sondern nur das Wichtigste zur Verfügung stellt.

Legen Sie der Einladung eine textuelle sowie visuelle Wegbeschreibung und einen Gebäudeplan bei.

Verschicken Sie die Einladung spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung.

Verwenden Sie, wo es sinnvoll ist, aussagekräftige Piktogramme. Zum Beispiel ein Auto / Bus, um Informationen zur Anreise kenntlich zu machen, oder einen Briefumschlag / ein Telefon, um Kontaktdaten zu kennzeichnen.

Geben Sie sowohl die Telefonnummer als auch E-Mail-Adresse der Ansprechperson an und stellen Sie sicher, dass diese stets erreichbar ist.

Halten Sie allgemeine Prinzipien ein, wie zum Beispiel das Mehr-Sinne-Prinzip oder KISS (kurz und einfach). Bedenken Sie die Anmerkungen im Kapitel "Aufbereitung von Inhalten"

Geben Sie sowohl die Telefonnummer als auch E-Mail-Adresse der Kontaktperson an und stellen Sie sicher, dass diese während des Anmeldezeitraums stets erreichbar ist.

Fragen Sie alle Dienste, die Sie bei der Veranstaltung zur Verfügung stellen können, einzeln mit Kontrollkästchen und Auswahlfeldern ab. Stellen Sie sicher, dass die aufgelisteten Dienste mit den in der Einladung genannten übereinstimmen und nichts fehlt.

Stellen Sie sicher, dass deutlich ist, dass Sie sich um eine Begleitperson kümmern können und werden.

Nennen Sie Beispiele wie eine FM-Anlage oder eine induktive Höranlage.

Erklären Sie, welche technischen Mittel benötigt werden (Smartphone, PC, Internetverbindung, bestimmte Software), um den Livestream nutzen zu können.

Fügen Sie ein Feld "Sonstiger Bedarf“ oder "Individueller Bedarf" ein, in dem die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre speziellen Bedürfnisse eintragen können. Sehen Sie dafür ausreichend Platz vor und berücksichtigen Sie, dass man das Formular eventuell ausdruckt und per Hand ausfüllt.

Bestätigen Sie jeder Teilnehmerin und jedem Teilnehmer die Anmeldung. Informieren Sie alle, die ein Bedürfnis im entsprechenden Feld eingetragen haben, über die Lösungen oder erarbeiten Sie gemeinsam individuelle Lösungen.

Dolmetscherdienste sind zum Beispiel Übersetzungen in Gebärdensprache, Übersetzungen in Leichte Sprache und die Schriftmittlung. Hilfsmittel sind beispielsweise FM-Anlagen oder induktive Höranlagen. Auch ein Tablet mit einer hilfreichen Anwendung ist ein Hilfsmittel.

Persönliche Assistenzen begleiten Menschen mit Behinderungen zu der Veranstaltung oder treffen sich vor Ort. Sie unterstützen bei der Kommunikation mit anderen Teilnehmern, bei Abstimmungen und Wahlen. Sie sollen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern außerdem die Unsicherheit nehmen und sie bei persönlichen Anliegen unterstützen.

Planen Sie genug Zeit für die Recherche ein und beachten sie, dass die Dienstleisterinnen und Dienstleister ausgebucht sein könnten.

Die Aufgabe des Begrüßungsdiensts besteht darin, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer willkommen zu heißen und ihnen den Weg zum Einlass oder zur Garderobe zu weisen.

Der Empfangstresen ist stets besetzt und das Ansprechpersonal ist über den Ablauf und die Organisation der Veranstaltung informiert und steht für Fragen und Probleme bereit

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen zum Beispiel gut sichtbare Ausweise am ihrer Kleidung.

Dazu gehören ein Gebäudeplan, ein Programmheft und Hintergrundinformationen zu dem Veranstalter und dem Anlass der Veranstaltung.

Die Materialien sollten ebenfalls in leichter Sprache und als Audio, am besten auch online, verfügbar sein. Außerdem sollte auf komplizierte Falztechniken, wie zum Beispiel der bei Flyern bekannte Wickelfalz, verzichtet werden.

Neben einem Gebäudeplan, der für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereit liegt, können Pfeile und Schilder die Orientierung unterstützen.

Beachten Sie, dass die Informationsmaterialien barrierefrei sind. Zum Beispiel können Broschüren und Präsentationen per E-Mail verschickt oder in Leichte Sprache übersetzt werden.

Nennen Sie allen Referentinnen und Referenten eine Frist, bis wann sie die Vortragsunterlagen einreichen können. Anschließend werden diese den Dometscherinnen und Dolmetschern sowie Teilnehmerinnen und Teilnehmern zugestellt oder sie werden darüber informiert, wo sie online auf die Unterlagen zugreifen können.

Stellen Sie auf den Folien nur das wirklich Wichtige in ausreichender Größe dar und vermeiden Sie überflüssige Informationen

Bekannte serifenlose Schriftarten sind Arial und Calibri.

Während des Vortrags soll immer ersichtlich sein, wo Sie sich gerade befinden. Präsentieren Sie die Agenda zum Beispiel auf einem Plakat, in einem Flyer oder digital über die Veranstaltungs-Webseite oder eine App.

Legen Sie in großen Räumen Mikrofone bereit, die bei Wortmeldungen weitergereicht werden.

Mikrofone werden nicht nur für die Vortragenden gebraucht, sondern auch für die Dolmetscherinnen und Dolmetscher, die Moderatorinnen und Moderatoren und für Meldungen aus dem Publikum. Testen Sie auch die Qualität und Reichweite der Geräte.

Das Hilfspersonal kennt die Reihenfolge der Referentinnen und Referenten und kennt sich mit der Mikrofontechnik aus, um bei eventuellen Schwierigkeiten helfen zu können.

Achten Sie darauf, dass Flipcharts, Stellwände, Rednerpulte und die Präsentationstechnik höhenverstellbar sind.

Weisen Sie darauf hin, dass der Vortrag von Schrift- und Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetschern übersetzt wird und es deshalb zu Zeitverzögerungen kommt.

Nutzen Sie hierfür digitale Lösungen, "rote Karten" oder einfach Wortmeldungen. Betonen Sie dies zu Beginn jedes Votrags.

Lesen oder beschreiben Sie alle Inhalte, wie Text und inhaltlich wichtige Bilder oder Diagramme.

Bieten Sie den Referentinnen und Referenten ein Headset oder Ansteckmikrofon an, dann wird nicht vergessen, das Mikrofon zu nutzen. Stellen Sie sicher, dass jedes Mikrofon mit der induktiven Höranlage verbunden werden kann.

Stellen Sie sicher, dass genügend Getränke und Speisen bereitgestellt werden, wobei mögliche Unverträglichkeiten berücksichtigt und kritische Inhaltsstoffe ausgezeichnet werden.

Dies ist ein grober Richtwert, der von dem Inhalt des jeweiligen Vortrags und auch der Tageszeit abhängig ist. Interaktive Vorträge können etwas länger gehen, Präsentationen, bei denen ausschließlich der Referent redet, sollten dagegen etwas kürzer sein. Morgens fällt es leichter zuzuhören als direkt nach der Mittagspause oder abends.

Weisen Sie die Referentinnen und Referenten darauf hin, dass sie ihre Vorträge nicht überziehen und anregende Diskussionen gegebenenfalls auf die Pause verschieben.

Planen Sie genug Zeit ein, dass jeder die Toilette aufsuchen, sich kurz ausruhen oder sich mit anderen austauschen kann.

Schaffen Sie Sitzgelegenheiten und trennen sie diese optisch ab, indem Sie zum Beispiel Pflanzen aufstellen.

Sorgen Sie dafür, dass der Vortrag sowohl per Video als auch auf der Tonspur übertragen wird. Die Tonspur sollte über die Induktionsanlage erreichbar sein.

Planen Sie genug Platz an den Tischen ein.

Überlegen Sie, wo sich ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer Notizen machen wollen. Das ist zum Beispiel bei den Stehtischen und Sitzplätzen im Foyer oder Pausenraum, im Vortragsraum selbst oder bei der Live-Übertragung.

Stellen Sie sicher, dass die Dolmetscherinnen und Dolmetscher ebenfalls eine Pause haben, damit sie sich anschließend wieder konzentrieren können.

Organisieren Sie zum Beispiel kleine Tisch-Höranlagen, die sie im Pausenraum aufstellen und die auch für private Gespräche genutzt werden können.

Entfernen Sie Leuchtstofflampen, Röhrenfernseher und Mobilfunkgeräte aus der Nähe der induktiven Höranlage.

Stellen Sie den Link zum Live Stream allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern rechtzeitig zur Verfügung und achten Sie darauf, dass die Webseite, auf der der Live Stream übertragen wird, barrierefrei ist

Fassen Sie direkt vor der Abstimmung die wichtigsten Punkte nochmal zusammen.

Wenn dieser Service angeboten ist, dann kommunizieren Sie diesen deutlich und informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer darüber, wo sie die Wahlschablonen finden. Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung der Wahlschablonen, ob sich während der Veranstaltungen Änderungen bei der Wahl ergeben können und wie sie dieses bei den Wahlschablonen abfangen können.

Formulieren Sie das Thema der Abstimmung so, dass es keine Missverständnisse geben kann und verzichten Sie auf zu ausführliche Erläuterungen und Details.

Achten Sie auch hierbei auf Barrierefreiheit, indem Sie die Informationen auf verschiedenen Wegen übermitteln. Zum Beispiel: Digital, Alternativen für Diagramme und Grafiken, Leichte Sprache, Gebärdensprache, Audiotranskriptionen und weiteres.

Denken Sie daran, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern eventuelle Zugangsdaten zukommen zu lassen.

Richten Sie zum Beispiel eine Kommentar- oder Bewertungsfunktion ein oder geben Sie eine Kontaktmöglichkeit zu den Referentinnen und Referenten an.