Vorbereitung

Da durch die Workshops direkt die Bedürfnisse der verschiedenen Personengruppen abgefragt werden sollten und somit eine der Hauptquellen zur Erstellung des Leitfadens sind, nahm die Vorbereitung viel Zeit in Anspruch und musste sehr sorgfältig und zielorientiert geplant werden. Zur Vorbereitung gehörte ein Vorbereitungs-Workshop beim Didaktikzentrum der Hochschule der Medien. So konnte in Abstimmung mit dem Didaktikzentrum eine allgemein Struktur für die Workshops erarbeitet werden. Auch eine Fokussierung auf die Ziele und Zwecke der Workshops wurden herausgearbeitet. Viele Tipps für eine gelungene Workshop-Kommunikation sind dem Didaktikzentrum zu verdanken.

Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen, wurde der Workshopablauf so geplant, dass der Ablauf einer Veranstaltung mit den Teilnehmern besprochen wurde. Daraus folgt, dass alle wichtigen Elemente einer Veranstaltung besprochen werden können und somit Bedürfnisse in allen Bereichen gesammelt werden können. Da der Leitfaden in Kooperation mit dem Paritätischen entstand und dieser den Leitfaden bereits bei der kommenden Mitgliederversammlung im Oktober umsetzen möchte, wurde als Orientierungsveranstaltung der typische Ablauf der Mitgliederversammlung des Paritätischen gewählt und umgesetzt.

Der exemplarische Ablauf wurde wie folgt festgelegt:

  • Einladung
  • Anmeldung
  • Veranstaltung
  • Abstimmung
  • Dokumente und Berichte
  • Kommunikation allgemein

Für jedes der genannten Elemente wurde ein ähnlicher Ablauf geplant. Als Einleitung wird zunächst das aktuelle Verfahren erläutert. Danach werden durch gezielte Fragen Kritik und Kommentare zu diesem Vorgehen abgefragt. Den Abschluss bildet jeweils eine Fragerunde zu anderen Varianten oder alternativen Verfahren.

Der folgenden Tabelle kann der geplante Standard-Ablauf der Workshops entnommen werden.

Element Fragen und Anmerkungen
Einladung Bisherige Einladungsunterlagen vorstellen

  • Flyer, Webseite

Kommentare zum Einladungsverfahren
Welche anderen Einladeverfahren, wenn ja welche?
Anmeldung Bisherigen Anmeldeprozess vorstellen

  • Stimmrechtskarte

Wie finden Sie das bisherige Anmeldeverfahren?
Kennen Sie andere Anmeldeverfahren, wenn ja welche?
Wollen Sie die Möglichkeit haben, direkt bei der Anmeldung anzugeben, welche besonderen Bedürfnisse Sie haben?
Wenn ja, welche Wünsche und Bedürfnisse würden Sie dann gerne äußern?
Veranstaltung Bisheriges Verfahren: Stimmrechtskarte gegen Stimmkarte austauschen

Vorstellen, welche Kanäle gibt es und welche Infos gibt es: Grußwort, Themenblöcke (Powerpoint-Präsentationen, Vorträge, Kandidatenvorstellung, Abstimmungungen).
In welcher Form möchten Sie Informationen angeboten bekommen?
Nehmen Sie Begleitpersonen mit auf eine Veranstaltung?
Bei welchen Aufgaben unterstützen Sie Begleitpersonen?
Finden Sie das hilfreich oder eher störend?
Kennen Sie Wege, das alleine zu lösen?
Können Sie an Veranstaltungen teilnehmen oder fühlen Sie sich benachteiligt?
Wie könnte das verbessert werden?
Was lenkt Ihre Aufmerksamkeit auf sich? Gibt es öfter Störfaktoren?
Wie kommunizieren Sie während der Pause mit anderen Mitgliedern?
Abstimmung Bisheriges Verfahren vorstellen

Wie finden Sie die Abstimmung über Stimmkarten?
Kennen Sie andere Abstimmethoden, wenn ja welche?
Dokumente und Berichte Bisheriges Verfahren vorstellen – Geschäftsbericht

Wie informieren Sie sich über die Ergebnisse einer Veranstaltung?
Beziehungsweise über welche Kanäle würden Sie gerne über die Ergebnisse informiert werden?
Kommunikation allgemein Gibt es weitere Themen zu Kommunikation im Verein unabhängig von Mitgliederversammlungen, die Ihnen wichtig sind?

Was sind gute und schlechte Elemente in Bezug auf die Kommunikation bei einer Veranstaltung?