Einladung
Die Einladung oder die Ankündigung ist der erste Kontakt der Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit der Veranstaltung. Mit der Einladung soll signalisiert werden, dass alle willkommen sind. Es ist wichtig, dass die Einladung für alle Personen gut und einfach zu verstehen und zugänglich ist. Alle notwendigen und relevanten Informationen müssen in ihr enthalten sein. Um das zu erreichen, müssen sowohl das Format der Einladung als auch der Inhalt barrierefrei gestaltet sein. Mit der Einladung sollen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer angesprochen und willkommen geheißen werden. Es muss daher deutlich hervorgehen, welche besonderen Maßnahmen ergriffen werden und welche zusätzlichen Dienste zur Verfügung stehen, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt und alle gleichberechtigt teilnehmen können. Wichtig ist es, den Eingeladenen das Gefühl zu vermitteln, dass eine aktive Teilnahme selbstverständlich möglich ist.
Die wichtigsten Punkte
- Die Einladung sollte deutlich machen, dass alle bei der Veranstaltung willkommen sind.
- Die Informationen werden auf mehrere Arten dargestellt (Papier, elektronisch).
- Es ist anzugeben, welche zusätzlichen Dienste im Rahmen der Veranstaltung angeboten werden, beispielsweise Gebärdensprachdolmetscher oder Induktive Höranlagen.
- Es wird eine Ansprechperson für Rückfragen genannt.
- In der Einladung müssen Ort und Zeit der Veranstaltung genannt werden.
- Eine Wegbebeschreibung mit Anfahrtsmöglichkeiten sollte schriftlich und bildlich vorhanden sein.
- Die Dokumente und Formate sind barrierefrei.
Welche weiteren Punkte zu beachten sind, ist in der detaillierten Checkliste nachzulesen.
Im Detail erklärt
Teilhabe für alle
Mit der Einladung sollen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer willkommen geheißen werden. Es ist darauf zu achten, dass die Einladung in verschiedenen Formaten zugänglich ist, damit alle sie lesen oder hören und verstehen können. Die Einladung kann in verschiedenen Formaten zugänglich gemacht werden. Nur als Brief in Papierform genügt nicht. Sinnvolle Alternativen und Ergänzungen sind E-Mails mit barriererfeien PDFs. Auch Videos mit Untertiteln und Gebärdensprachdolmetscherinnen und -dolmetscher sind möglich.
Es wird vermittelt, dass Vorbereitungen getroffen werden, damit jeder gleichberechtigt teilnehmen kann. In der Einladung sollte über die Umsetzung der Barrierefreiheit bei der Veranstaltung informiert werden. Hierfür können geeignete Piktogramme genutzt werden, um so auf vorhandene Dienste aufmerksam zu machen. Als Beispiel sind hier die Piktogramme für induktive Höranlagen und Funkübertragungsanlagen abgebildet.
Linkliste
Weitere Informationen rund um die Einladung sind in der Linkliste in der Kategorie „Einladung” zu finden.
Ansprechpersonen
Für Rückfragen oder andere Anfragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist eine Ansprechperson sinnvoll. Hierfür sollten eine Telefonnummer, eine Mailadresse sowie eine postalische Anschrift angegeben sein. So können alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf ihrem bevorzugten Weg den Kontakt aufnehmen.
Zeit und Programm
Selbstverständlich sind Zeit, Ort und Datum der Veranstaltung in der Einladung zu nennen. Damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gut planen können und sich bereits einen ersten Überblick der Veranstaltung verschaffen können, ist es wichtig, dass zusätzliche Eckdaten genannt werden. Eine grobe Strukturierung des Ablaufs ist sinnvoll. So wissen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer unter anderem, wann welche Themenblöcke an der Reihe sind oder wann und ob es Pausen gibt. Die typischen W-Fragen (wer, was, wann, wo) sollten in der Einladung geklärt werden.
Wegbeschreibung
Um den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Anreise zu erleichtern, darf eine Anfahrtsbeschreibung mit den verschiedenen Verkehrsmitteln nicht fehlen. Die Wegbeschreibung sollte sowohl bildlich als auch schriftlich erfolgen. Auch ein Gebäudeplan kann bei Veranstaltungen in großen Gebäuden hilfreich sein.
Neue Lösungswege
Mit modernen Techniken kann die Einladung noch barrierefreier gestaltet werden. So kann die Einladung auch als Audioformat verfügbar gemacht werden. Auch die Herausgabe einer EPUB 3 Version ist möglich. Interessant ist ebenfalls der Einsatz von modernen Kontaktmöglichkeiten, wie die Nutzung eines Instant-Messaging-Dienstes. So können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer direkt über ihr Smartphone mit der Ansprechperson in Verbindung treten.
Aufbereitung von Inhalten
Da das Aufbereiten von barrierefreien Materialien ein wichtiges und umfangreiches Thema ist, werden die Anforderungen an die unterschiedlichen Inhalte, die Formate und die Kanäle in einem zusätzlichen Kapitel beschrieben: Aufbereitung von Inhalten.
Beispielunterlagen
Wie eine Einladung aussehen kann, wird mit dieser Beispieleinladung gezeigt.